Fabege, Beställar- och leverantörsutvärdering

Stefan Windefalk har alltid stämt av hur det går i projekten och hur entreprenörerna i ramavtalen presterar. I en tidigare metod diskuterades ett antal frågor tillsammans med projektledarna och resultaten noterades i ett Excel-dokument. Men det gav inte lösningen på ekvationen som Stefan var ute efter.

– Jag fick inte ut resultaten som jag ville ha, och i samband med att vi använder PQi-mätning i byggprojekt såg jag att vi även skulle kunna använda metoden för beställar- och leverantörsutvärdering i projekten. På så sätt skulle vi kunna bredda våra frågor och svar och göra tydligare presentationer. Frågeformuläret skulle också bli enklare att hantera. Vi spånade på detta tillsammans med projektledarna, och i samband med det ville jag också få in våra leverantörers syn på oss. Vi tänkte till och såg att vi då behövde formulera om frågorna utifrån leverantörens perspektiv.

Fabege genomför beställar- och leverantörsutvärderingen internt i projekten och tillsammans med leverantörerna varje år, allt för att kunna göra jämförelser och se utvecklingen på sikt. Efter varje undersökning träffar Fabege sina leverantörer och utvärderar svaren tillsammans.

– Vi gjorde ett gediget arbete när vi startade upp utvärderingen och har samma frågor varje år just för att kunna jämföra mellan åren. Vi kan vi även se hur vår egen organisation fungerar inom olika marknadsområden, exempelvis Solna och Hammarby. Sedan kan vi diskutera skillnader och vad de beror på, och jag kan även se hur mycket entreprenören har använts inom varje marknadsområde. Jag gillar också att man kan få en skriftlig kommentar till varje betygsättning. Det ger oss dels en bättre förståelse för resultaten, dels en vägledning om hur vi ska ta oss framåt.

Stefan Windefalk är tydlig med att de inte gräver ner sig allt för mycket i frågor med låga resultat, utan mer tittar på hur de kan göra förbättringar för de delarna i kommande projekt.

– Ibland kan det vara så tajt med tid att projektet går på någon form av grov budget med en väldigt snabb projektstart. Vi jobbar då väldigt tajt ihop och leverantören blir som en del av Fabege. I utvärderingen ser vi tydligt om samarbetet inte fungerar. Håller leverantörerna inte tidplan, ekonomi eller kvalitet så faller det ju, det handlar mycket om förtroende.

Jämförelserna i studien kan även visa om båda parter sätter låga betyg på varandra.

– Om det sker över flera år kan det vara så att parterna faktiskt inte är ämnade för varandra. Det har inte hänt än, men man måste vara öppen för att det kan hända.

Efter varje utvärdering görs en uppföljning som i slutänden resulterar i en konkret åtgärdsplan.

– När jag får resultatet av studien går jag först igenom den med avdelningen internt. Leverantörerna får sedan ta del av vårt resultat, det vill säga vad vi har svarat gällande deras prestation, sedan går vi igenom vad de har svarat om oss. Slutligen lägger vi kurvorna parallellt så att vi kan jämföra, exempelvis kommunikation. Vi har en 10-gradig skala, och om leverantören sätter en 7:a på oss och vi sätter en 8:a på leverantören visar det att leverantören är bättre på att kommunicera. Vi kanske inte har tillräckligt många möten, eller är svåra att nå på telefon. Mötet blir en resa där vi går igenom varandras svar, utvärderar och jämför, och hittar vägar framåt.

Stefan Windefalk lyfter fram utvärderingen som ett sätt att förbättra sina samarbeten.

– För den som är intresserad av ett långsiktigt samarbete med sina leverantörer är beställar- och leverantörsutvärderingen ett bra verktyg för att nå fram till varandra. Det är ett uppskattat verktyg för att få svar.

Samarbetet med Prifloat fungerar väldigt bra, enligt Stefan Windefalk, och det är något som Prifloat instämmer i.

– Fabege är en väldigt ambitiös organisation som ser ett stort värde i att ha långsiktiga relationer med sina leverantörer, vilket speglar sig väl i det här uppdraget, säger David Hofverberg, senior verksamhetskonsult och Samverkansledare på Prifloat.